Admission people

入館者の登録申請をする

データセンターに入館するためには、事前に入館者の登録申請を行う必要があります。
登録申請完了後、入館可能な状態になるまでに3営業日かかります。

入館者メニューをクリックし、入館者リストページに移動します。
新規登録をクリックします。

基本情報を入力し、次へをクリックします。

項目	必須	内容・操作
種別	○	入館者の種別を選択します。一般入館: 会社に所属されている方を登録される場合はこちらを選択します。ベンダー: 保守会社など外部組織の方が入館される場合はこちらを選択します。
権限グループ	○	セキュリティゲートを通過するための権限をまとめたグループを選択します。
初回入館予定日	○	登録された入館者が最初に入館される予定日を入力します。ただし、初回入館予定日以外に入館された場合でも有効期間内であれば入館は可能です。本情報は生体認証登録作業をスムーズに行わせていただくための参考情報となります。

プロフィールを入力し、次へをクリックします。

項目	必須	内容・操作
言語	○	入館者が利用できる言語を選択してください。
氏名	○	入館者の氏名を入力します。
フリガナ	△	入館者のフリガナを入力します。言語が英語の場合は入力の必要はありません。
メールアドレス	○	入館者のメールアドレスを入力します。
国番号	○	電話番号の国番号を選択します。
電話番号	○	入館者の電話番号を入力します。
プロフィール画像	○	入館時にご本人様確認を行うための画像をアップロードします。

組織情報を入力し、次へをクリックします。

項目	必須	内容・操作
ベンダー所属会社	︎△	保守会社などの外部組織名を入力します。外部組織の方を管理される際に、一覧からベンダー所属会社名の検索が可能になります。この項目は種別でベンダーを選択した場合のみ必須入力項目となります。
所属部署	-	入館者の所属部署を入力します。

備考を入力し、申請するをクリックします。

項目必須内容・操作

備考 - 任意で備考を入力いただけます。
入館者登録完了後、3営業日以降に入館者へ登録完了のお知らせを通知します。

入館者情報を編集する

有効ステータスの場合、入館者情報を更新することができます。
変更申請完了後、変更内容が当社入館システムに反映されるまで、3営業日かかります。

入館者メニューをクリックし、入館者リストページに移動します。
入館者リストより変更対象の入館者を検索します。
入館者の詳細ページへ移動します。
アクションボタンより変更申請を選択します。
変更申請をクリックします。

下記のマトリクスをご参考に各項目を入力し、変更申請するをクリックします。

基本情報

項目	必須	内容・操作
種別	○	入館者の種別を選択します。一般入館: 会社に所属されている方を登録される場合はこちらを選択します。ベンダー: 保守会社など外部組織の方が入館される場合はこちらを選択します。
権限グループ	○	セキュリティゲートを通過するための権限をまとめたグループを選択します。
初回入館予定日	○	登録された入館者が最初に入館される予定日を入力します。ただし、初回入館予定日以外に入館された場合でも有効期間内であれば入館は可能です。本情報は生体認証登録作業をスムーズに行わせていただくための参考情報となります。

プロフィール

項目	必須	内容・操作
言語	○	入館者が利用できる言語を選択してください。
氏名	○	入館者の氏名を入力します。
フリガナ	△	入館者のフリガナを入力します。言語が英語の場合は入力の必要はありません。
メールアドレス	○	入館者のメールアドレスを入力します。
国番号	○	電話番号の国番号を選択します。
電話番号	○	入館者の電話番号を入力します。
プロフィール画像	○	入館時にご本人様確認を行うための画像をアップロードします。

組織情報

項目	必須	内容・操作
ベンダー所属会社	︎△	保守会社などの外部組織名を入力します。外部組織の方を管理される際に、一覧からベンダー所属会社名の検索が可能になります。この項目は種別でベンダーを選択した場合のみ必須入力項目となります。
所属部署	-	入館者の所属部署を入力します。

備考

項目	必須	内容・操作
備考	-	任意で備考を入力いただけます。

Note

弊社スタッフへお伝えしたことがある場合は、コメントを入力することができます。

弊社にて変更申請内容を確認し、入館者データの更新処理を行います。

入館者の有効期限を一括更新する

有効期限を過ぎると、該当の入館者は自動的に無効化され、入館できなくなります。
有効期限後も継続して入館する場合は、有効期限の更新を行ってください。更新は入館者情報を編集するから個別に行うこともできますが、複数の入館者を同時に処理する場合は一括更新機能が便利です。

Note

更新を実施する日によって、設定される期限が異なります。

更新処理を実施した日が6月以降の場合: 翌年の6月30日が期限となります。
更新処理を実施した日が6月より前の場合: 同じ年の6月30日が期限となります。

入館者メニューをクリックし、入館者リストページに移動します。
入館者リストから、更新対象の入館者をチェックボックスで選択するか、全件を選択します。

Warning

選択したすべての入館者が、同一の権限グループに属している必要があります。
リストに表示されていない入館者も更新対象に含めたい場合は、入館者 XXX件をすべて選択するをクリックします。
有効期限更新をクリックします。

下記のマトリクスを参考に各項目を入力し、一括更新をクリックします。

項目	必須	内容・操作
有効期間のカスタマイズ		任意の有効期間を設定したい場合はチェックを入れます。
開始日	△	有効期間をカスタマイズする場合は、開始日を入力します。
終了日	△	有効期間をカスタマイズする場合は、終了日を入力します。
コメント		この処理に関するコメントを入力します。
入館者にメール通知する		入館者へメールで通知する場合はチェックを入れます。通知は入館者ごとに個別に送信され、メール本文にはコメントの内容が含まれます。
サポート担当者にメール通知する		サポート担当者へメールで通知する場合はチェックを入れます。メール本文にはコメントの内容が含まれます。
添付ファイル		コメントにファイルを添付できます。ただし、セキュリティ上の理由からお知らせメールには添付ファイルは含まれません。

Note

メール本文の言語は、入館者ごとの言語設定に応じた言語で送信されます。

入館者の削除申請する

入館が不要となった入館者は削除申請を行い、入館できない状態にする必要があります。削除申請完了後、完全に削除されるまでに3営業日かかります。

Note

入館者リストのページから複数の入館者の一括削除申請が可能です。

入館者メニューをクリックし、入館者リストページに移動します。
入館者リストより削除対象の入館者を検索します。
入館者の詳細ページへ移動します。
アクションボタンより削除申請を選択します。
削除申請をクリックします。

Note

弊社スタッフへお伝えしたことがある場合は、コメントを入力することができます。
弊社にて削除申請内容を確認し、入館者データの削除処理を行います。

Note

弊社側での削除処理後、画面には該当の入館者は非表示となり、入館することができなくなります。

コメント投稿する

登録済み入館者のコメント欄を利用して、弊社スタッフへのコメントを投稿することができます。また、弊社からの質問やお知らせについてもコメント欄が利用されます。

入館者メニューをクリックし、入館者リストページに移動します。
入館者リストよりコメント対象の入館者を検索します。
入館者の詳細ページへ移動します。
コメント入力するをクリックします。

必要情報を入力または選択し、送信をクリックします。

項目	必須	内容・操作
コメント	○	弊社への質問事項や共有事項等を入力します。
添付	-	任意でコメントに関連する添付ファイルをアップロードします。添付ファイルはメールには添付されません。
コメントのメール通知先	-	メール通知したいユーザーを選択します。登録、更新、コメント投稿のいずれかを行なったユーザーが一覧に表示されます。
入館者にメール通知する	-	入館者のメールアドレスにコメントをメール通知したい場合は有効にします。

Note

コメント送信後、弊社スタッフには必ずコメント内容がメール通知されます。