入館者管理
データセンターに入館する方の登録・管理を行います。
入館者登録から入館までの流れ
データセンターに入館するには、以下の手順で事前に入館者登録を行う必要があります。
| ステップ | 担当者 | 内容 |
|---|---|---|
| 1 | ポータルユーザー | ポータルサイトから入館者情報を登録 |
| ↓ | - | - |
| 2 | ポータルユーザー | ワンタイムパスワードの発行をシステムに依頼 |
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| 3 | システム（自動） | 初回入館用のワンタイムパスワードを発行し、入館者のメールアドレスに送信 |
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| 4 | 入館者 | メールでワンタイムパスワードを受け取る |
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| 5 | 入館者 | ワンタイムパスワードを使用してデータセンターに入館 |
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| 6 | 初回入館時 | 生体認証を登録（2回目以降は生体認証で入館可能） |
入館者一覧
Home画面から「入館者」メニューをクリックすると、登録されている入館者の一覧が表示されます。
一覧画面では以下の操作が可能です：
- 検索・フィルタリング: 氏名、メールアドレス、ステータスなどで絞り込み
- 新規登録: 「新規登録」ボタンから新しい入館者を登録
- 一括登録: 複数の入館者をまとめて登録
- 詳細表示: 入館者をクリックして詳細情報を確認
入館者を新規登録する
入館者一覧から「新規登録」ボタンをクリックすると、登録フォームが表示されます。
基本情報
以下の情報を入力します：
- 種別（必須）: 一般入館 / ベンダー
- 権限グループ（必須）: 入館者に付与する権限グループを選択
- 初回入館予定日（必須）: 初めて入館される予定日
- 有効期間（必須）: 標準有効期間 / カスタム有効期間から選択
- 初回入館用ワンタイムパスワードを発行して入館者に通知する: チェックを入れると、登録時に自動的に入館者にメールが通知されます
有効期間について
標準有効期間は、初回入館予定日から次の6月30日まで有効です。
終了日は登録時期により自動設定されます：
- 5月31日までに登録 → 同年の6月30日まで
- 6月1日以降に登録 → 翌年の6月30日まで
例:
- 2025年4月に登録 → 2025年6月30日まで有効
- 2025年7月に登録 → 2026年6月30日まで有効
有効期限が近づくと、ポータルサイトの管理者権限を持つユーザーに、期限切れのお知らせがメールで通知されます。
ワンタイムパスワード発行メールについて
- 入館者は初回入館時にこのワンタイムパスワードを使用します
- リンクの有効期限: 1週間
- 初回入館前に有効期限が切れた場合は、入館者詳細画面から再発行できます
- ワンタイムパスワード発行メールは、プロフィール情報で選択した言語（日本語 / English）に応じて送信されます
- 日本語を選択 → 日本語メールで通知
- English を選択 → 英語メールで通知
- ワンタイムパスワードは、登録時に発行しなくても、後から入館者詳細画面からいつでも発行できます
有効期間をカスタマイズする
「カスタム有効期間」を選択すると、任意の日付を指定できます（最大1年）。
Warning
カスタム有効期間を設定した場合、有効期限切れ前の自動メール通知は送信されません。
プロフィール情報
プロフィール情報では、言語選択に応じて以下が変わります：
- 日本語を選択した場合:
- フリガナをカタカナで入力する必要があります
- 入館者へのメール通知が日本語で送信されます
- Englishを選択した場合:
- フリガナの入力は不要です
- 入館者へのメール通知が英語で送信されます
日本語で登録する場合
言語で「日本語」を選択した場合:
- 氏名（必須）: 日本語で入力
- フリガナ（必須）: カタカナで入力
- メールアドレス（必須）
- 登録済み入館者との重複チェックをする: チェックを入れると、氏名、フリガナ、メールアドレスの3つが一致する入館者がすでに登録されている場合に警告が表示されます
- 電話番号（必須）: 国番号と電話番号
Note
日本語を選択した場合、入館者への自動メール通知が日本語で送信されます。
英語で登録する場合
言語で「English」を選択した場合:
- 氏名（必須）: アルファベットで入力
- メールアドレス（必須）
- 登録済み入館者との重複チェックをする: チェックを入れると、氏名、メールアドレスの2つが一致する入館者がすでに登録されている場合に警告が表示されます
- 電話番号（必須）: 国番号と電話番号
Note
英語を選択した場合、入館者への自動メール通知が英語で送信されます。
組織情報
- 所属部署（オプション）: 部署名を入力
ベンダーを選択した場合
種別で「ベンダー」を選択すると、ベンダー所属会社の入力が必須になります。
備考と登録
- 備考（オプション）: その他の情報を記載
- すべての情報を入力後、「登録する」ボタンをクリックして申請を完了します
入館者の詳細を確認・編集する
入館者一覧から任意の入館者をクリックすると、詳細画面が表示されます。
基本操作
詳細画面では登録されているすべての情報とコメントを確認できます。
メニューボタンからの操作
画面右上の下向き三角ボタン（▼）をクリックすると、以下の操作が可能です：
編集
入館者情報を変更できます。基本情報、プロフィール情報、組織情報などを更新できます。
無効化
現在有効な入館者を一時的に無効化します。無効化された入館者は入館できなくなります。
- コメントを追加して無効化の理由を記録できます
- 入館者やユーザーへのメール通知オプションがあります
- 無効化後も、いつでも「有効化」で再度有効にできます
有効化
無効化された入館者を再度有効化します。
- 有効期限の開始日が未来の場合は有効化できません
- コメントを追加して有効化の理由を記録できます
- 入館者やユーザーへのメール通知オプションがあります
ワンタイムパスワード発行
入館者に新しいワンタイムパスワードを発行します。
- 初回入館前に有効期限が切れた場合や、パスワードを紛失した場合に使用します
- ワンタイムパスワードのステータスが「使用済み」の場合は発行できません
- 入館者の言語設定に応じて日本語または英語でメール通知されます
複製
現在の入館者情報をコピーして、新規登録フォームに自動入力します。
- 同じ情報を持つ入館者を複数登録する場合に便利です
- コピー後、必要な箇所を修正して登録できます
削除
入館者を削除します。削除された入館者は復元できません。
コメント機能
「コメントする」ボタンをクリックすると、コメントフォームが表示されます。
コメント機能の特徴
- ファイル添付可能（ただしメールには添付されません）
- 「入館者にメール通知する」を選択すると、入館者の言語設定に応じて日本語メールまたは英語メールが自動送信されます
- コメント履歴を時系列で確認可能
コメント機能の利用用途
- 弊社スタッフとの双方向コミュニケーションに使用: サポート担当者にメール通知する を有効にしてください
- ポータルサイトのユーザーではない入館者へのメッセージ通知に使用: 入館者にメール通知する を有効にしてください
- メモとして使用: メール通知する を全てオフにすることで、メモを追記したユーザーにのみメール通知がされます
コメントのメール通知先
コメント投稿時に、この入館者情報に過去に関わったユーザー（作成者、編集者など）を選択してメール通知を送ることができます。複数のユーザーが関わっている場合に、情報共有や確認依頼に便利です。
Info
入力されたコメント本文は自動翻訳されません。入館者の言語設定に応じて適切な言語でコメントを記載してください。
一括操作
一括登録
CSVファイルを使用して、複数の入館者を一度に登録できます。
入館者一覧画面の右上にある「一括登録」ボタンをクリックすると、3つのステップで登録を進める画面が表示されます。
ステップ1: テンプレートCSVをダウンロード
- 「テンプレートをダウンロード」ボタンをクリック
- ダウンロードしたCSVファイルに入館者情報を入力
- 「次へ」をクリック
Note
テンプレートCSVには、必須項目と任意項目の列が含まれています。各列の入力形式については、次のステップの参考情報を確認してください。
ステップ2: 参考情報を確認
CSVの各列の入力形式や注意事項が表示されます。
主な必須項目:
- 種別ID: 一般入館（2）/ ベンダー（3）
- 氏名: 入館者の氏名
- 権限グループID: 権限グループの一覧から選択
- 初回入館予定日: YYYY-MM-DD形式（例: 2025-04-15）
- メールアドレス: 入館者のメールアドレス
- 電話番号の国コード: ISO 3166-1 alpha-2形式（例: JP, US）
- 電話番号: ハイフンありの数字（例: 03-1234-5678）
任意項目:
- フリガナ: 言語コードが ja の場合はカタカナで入力（en の場合は入力不要）
- 所属部署: 部署名
- ベンダー所属会社: ベンダーの場合は必須
- 有効期間をカスタマイズする: yes / no（デフォルトは no）
- カスタム有効期間の開始日・終了日: 有効期間をカスタマイズする場合に入力
- 初回入館用ワンタイムパスワードを発行して入館者に通知する: yes / no（デフォルトは no）
- 言語コード: ja（日本語）/ en（英語）
- 備考: その他の情報
Info
「初回入館用ワンタイムパスワードを発行して入館者に通知する」を yes にした場合、言語コードに応じて日本語または英語でワンタイムパスワードがメール通知されます。
ステップ3: CSVファイルをアップロード
- 「次へ」をクリックしてアップロード画面に進む
- 編集したCSVファイルを選択またはドラッグ&ドロップ
- 「登録」ボタンをクリック
Info
- CSVファイルの入力内容がチェックされ、エラーがある場合は該当行と列が表示されます
- エラーがある場合は、CSVファイルを修正して再度アップロードしてください
- 登録が成功すると、登録された入館者の件数が表示されます
登録済み入館者の一括操作
入館者一覧で入館者にチェックを付けると、以下の一括操作が可能になります：
- 有効期限の一括更新: 複数の入館者の有効期限を一度に更新
- 一括削除: 複数の入館者を一度に削除申請
全件選択機能
画面に表示されていない行も含めてすべての入館者を選択する場合は、画面右上の「入館者 XX件 全て選択する」をクリックします。
一括更新の手順
標準有効期間で更新する場合
- 入館者一覧で更新したい入館者をチェックボックスで選択
- 「有効期限を一括更新」ボタンをクリック
- 有効期間は実施月に応じて自動設定されます
- 5月31日までに実施 → 同年6月30日まで有効
- 6月1日以降に実施 → 翌年6月30日まで有効
- 必要に応じてコメントを入力
- 必要に応じてメール通知オプションを設定
- 「一括更新」ボタンをクリック
Note
標準有効期間を選択した場合のみ、期限更新のお知らせメールが入館者に送信されます。
Note
コメント機能の特徴については、コメント機能を参照してください。
有効期間をカスタマイズする場合
標準有効期間ではなく、任意の開始日と終了日を指定したい場合は、「有効期間をカスタマイズする」をチェックして、開始日と終了日を指定します（最大1年）。
Warning
カスタム有効期間を設定した場合、有効期限切れ前の自動メール通知は送信されません。
一括削除の手順
- 入館者一覧で削除したい入館者をチェックボックスで選択
- 「削除」ボタンをクリック
- 「一括削除」ボタンをクリック
Warning
削除された入館者は復元できません。削除する前に、本当に削除してよいか確認してください。