搬入出管理
データセンターへの物品の搬入・搬出を申請・管理します。
搬入出申請が必要な場合
以下の場合に搬入出申請が必要です：
- 第1サイト: 駐車場または搬入出専用エレベーターを使用する場合
- 新大手町サイト: 地下2階駐車場とデータセンターフロア間の搬入出専用エレベーターを使用する場合
Note
通常の入館時に手荷物程度の機材を持ち込む場合は申請不要です。
搬入出申請一覧
Home画面から「搬入出」メニューをクリックすると、申請一覧が表示されます。
一覧画面では以下の操作が可能です：
- 検索・フィルタリング: 日付、ステータス、種別などで絞り込み
- 新規申請: 新しい搬入出を申請
- 詳細表示: 申請をクリックして詳細情報を確認
搬入出を申請する
搬入出申請一覧から「新規申請」ボタンをクリックすると、申請フォームが表示されます。
基本情報
以下の項目を入力します：
- 作業概要（必須）: 搬入出の目的を簡潔に記載
- プロジェクト（必須）: 関連するプロジェクトを選択
- 種別（必須）: 搬入 / 搬出 を選択
- 運送方法（必須）: 運送会社を利用 / 自身で運ぶ を選択
運送会社を利用する場合
「運送会社を利用」を選択すると、以下の項目が表示されます：
- 運送会社（必須）: 利用可能な運送会社をプルダウンから選択（対応している運送会社はデータセンターにより異なります）
「その他」を選択した場合
「その他」を選択すると、追加で以下の項目が表示されます：
- 運送会社名（必須）: 運送会社名を入力
- 荷物用エレベーター: 「使用する」にチェックを入れると荷物用エレベーターを利用できます
- 駐車場: 「使用する」にチェックを入れると駐車場を利用できます
駐車場を使用する場合:
駐車場を使用する場合、車両情報の入力が必要です：
- 車両ナンバー（必須）
- 車種（必須）
複数の車両がある場合は、「車両情報を追加する」ボタンから追加できます。
Note
車両情報がすぐにわからない場合は、申請後に申請内容を変更することで後から入力できます。
自身で運ぶ場合
「自身で運ぶ」を選択すると、以下の項目が表示されます：
- 荷物用エレベーター: 「使用する」にチェックを入れると荷物用エレベーターを利用できます
- 駐車場: 「使用する」にチェックを入れると駐車場を利用できます
駐車場を使用する場合は、車両情報の入力が必要です（車両ナンバー、車種）。
Note
車両情報がすぐにわからない場合は、申請後に申請内容を変更することで後から入力できます。
予定日時
搬入出の予定日時を入力します：
- 搬入/搬出の予定日（必須）
- 開始時間（必須）
- 終了時間（必須）
Warning
原則、3日前までに申請をお願いいたします。
Note
終了時間が開始時間より早い場合、翌日の終了時間として自動的に調整されます（最大24時間）。
品目
運送会社を利用する場合の追加項目
運送方法で「運送会社を利用」を選択している場合、以下の項目が表示されます：
- 荷物の受取り/受渡し方法（必須）: 運送会社と直接 / データセンター窓口を経由 を選択
データセンター窓口を経由する場合:
「データセンター窓口を経由」を選択すると、一時預かりサービスが利用可能になります：
- 預かり品受け取り日（必須）: 預かり品を受け取る予定日を入力
種別で「搬入」を選択している場合、搬入先のフロアを選択します：
- フロア（必須）: 搬入先のフロアを選択（選択可能なフロアはデータセンターにより異なります）
品目の詳細
すべての搬入出申請で以下の品目情報を入力します：
- 品目名（必須）
- 数量（必須）
- 幅（オプション）: cm単位
- 奥行き（オプション）: cm単位
- 高さ（オプション）: cm単位
- 重量（オプション）: kg単位
Note
複数の品目がある場合は、「品目を追加する」ボタンから追加できます。
連絡先
1人目の連絡先はログインユーザーが自動的に選択されていますが、必要に応じて各種情報を上書き修正できます。
連絡先には以下の役割を設定できます：
- 当日の責任者: 当日の作業責任者
- 当日の作業者: 当日の作業担当者
- メール通知受信: ステータス変更などの通知を受け取る
- 預かり品受け取り担当者: データセンター窓口経由の場合の受け取り担当者
預かり品受け取り担当者について
「預かり品受け取り担当者」は、登録済み入館者から選択した連絡先のみにチェックを付けることができます。
預かり品受け取り担当者に指定された入館者が入館受付をすると、受付システムに自動的に預かり中の荷物があることが表示されます。
各連絡先には以下の情報が必要です：
- 氏名（必須）
- メールアドレス（必須）
- 電話番号（必須）: 国番号と電話番号
- 部署（オプション）
連絡先の追加方法
「連絡先を追加する」ボタンをクリックすると、以下の方法で連絡先を追加できます：
- 過去に登録した連絡先リストから追加する: 過去の搬入出申請で使用した連絡先から選択
- 登録済みの入館者リストから追加する: 入館者管理に登録されている入館者から選択
- リストにない連絡先を追加する: 新しい連絡先を手動で入力
Note
複数の連絡先を追加できます。必要に応じて複数の担当者を登録してください。
備考
その他、弊社スタッフに伝えたい情報を記載します（オプション）。
すべての情報を入力したら、「申請する」ボタンをクリックして申請を完了します。
搬入出申請の詳細を確認・変更する
申請一覧から任意の申請をクリックすると、詳細画面が表示されます。
詳細画面では以下の操作が可能です：
- 申請内容の表示: 登録されているすべての情報を確認
- 変更申請: 申請内容を変更（ステータスが「申請内容確認済み」の場合のみ）
- コメント投稿: 弊社スタッフとコミュニケーション
Warning
申請内容の変更は、ステータスが「申請内容確認済み」の場合のみ可能です。 それ以外のステータスの場合、変更が必要な場合はコメントで弊社スタッフにご連絡ください。
コメント機能
「コメントする」ボタンをクリックすると、コメントフォームが表示されます。
コメント機能の特徴
- ファイル添付可能（ただしメールには添付されません）
- 「連絡先にメール通知する」を選択すると、登録されている連絡先にメール通知が送信されます
- コメント履歴を時系列で確認可能
コメント機能の利用用途
- 弊社スタッフとの双方向コミュニケーションに使用: サポート担当者にメール通知する を有効にしてください
- 連絡先へのメッセージ通知に使用: 連絡先にメール通知する を有効にしてください
- メモとして使用: メール通知する を全てオフにすることで、メモを追記したユーザーにのみメール通知がされます
コメントのメール通知先
コメント投稿時に、この搬入出申請に過去に関わったユーザー（作成者、編集者など）を選択してメール通知を送ることができます。複数のユーザーが関わっている場合に、情報共有や確認依頼に便利です。